E-mail no atendimento
InboxSys
Todo e-mail com dono e prazo.
As caixas de e-mail da empresa ficam dentro do CallSys, e cada mensagem vira um ticket com fila, responsável e prazo, acompanhado até a resposta.
Caixa da equipe
Ticket #4120
Segunda via do boleto
Dentro do prazo
E-mail parado na caixa de uma pessoa é cliente sem resposta.
“Quem respondeu esse e-mail?”
A mensagem chega na caixa de uma pessoa só, e o resto da equipe nem sabe que ela existe.
“E quando essa pessoa sai de férias?”
A caixa fica parada, o cliente espera e ninguém consegue assumir a conversa.
“Quanto tempo o time leva para responder?”
Sem fila e sem prazo, o gestor só descobre o atraso quando o cliente reclama.
Como o InboxSys funciona
O e-mail chega
A caixa da equipe, do setor ou da pessoa recebe a mensagem dentro do CallSys.
Vira ticket na fila certa
Regras por remetente, assunto ou palavra-chave levam o e-mail para a fila dele.
O prazo corre
O SLA da fila mostra se o ticket está dentro do prazo, em atenção ou violado.
A equipe responde
Com template de resposta e a assinatura da caixa ou do usuário.
O gestor mede
Relatórios de volume, tempo de resposta e produtividade da equipe.
O ROI do InboxSys
Cada e-mail com responsável, fila e prazo definidos, com menos retrabalho na caixa de entrada e menos oportunidade sem retorno.
- Cada e-mail com responsável, fila e prazo
- Menos retrabalho na caixa de entrada
- Menos oportunidade sem resposta
Um dia com a Juliana, do atendimento.
08:30
A caixa do time já está na fila
A Juliana abre o CallSys e vê os e-mails da caixa compartilhada, cada um com o prazo da fila. Os que chegaram de madrugada já estão ali.
- A caixa da equipe num lugar só
- O status do prazo em cada ticket
10:00
Uma resposta pronta
Um cliente pergunta algo que chega toda semana. A Juliana usa um template de resposta, e a assinatura padrão da caixa entra sozinha.
- Templates de resposta
- Assinatura da caixa ou por usuário
14:20
O cliente respondeu
Um ticket que a Juliana tinha resolvido ontem volta para a fila, porque o cliente respondeu o e-mail. Ela continua de onde parou.
- O ticket reabre sozinho
- O histórico da conversa fica junto
17:30
Férias a partir de amanhã
A Juliana sai de férias. A caixa dela segue com a equipe, e a resposta automática avisa o cliente sobre o período de ausência.
- A equipe assume sem perder nada
- Resposta automática por período
Caixa da equipe
Ticket #4120
Segunda via do boleto
Dentro do prazo
Por dentro do InboxSys, com as telas do CallSys.
O que a equipe vê no dia a dia, da caixa de entrada às caixas compartilhadas.
A caixa de entrada
Cada e-mail com o assunto e a mensagem
A caixa de entrada do atendimento mostra o assunto e a mensagem de cada e-mail, já como ticket da fila.
- Busca por remetente, assunto e conteúdo
- Filtros por período, status e SLA
- Histórico de cada movimentação
As caixas compartilhadas
Cada caixa com quem responde por ela
As caixas compartilhadas entre a equipe ficam listadas, cada uma com as pessoas que respondem por ela.
- Caixas por equipe ou por setor
- Controle de acesso por caixa
- Liberação para lideranças
O prazo de cada e-mail à vista da equipe.
Cada fila tem o seu SLA, que respeita o horário comercial configurado e mostra se o ticket está dentro do prazo, em atenção ou violado.
- Status dentro do prazo, em atenção e violado
- Respeito ao horário comercial
- Filtro por SLA na busca
O que cada lado ganha
Quem usa, quem gerencia e o cliente que é atendido.
Quem usa
A equipe de atendimento
- A caixa do time numa fila só
- Template e assinatura prontos
- O ticket reabre quando o cliente responde
Quem gerencia
O coordenador
- O prazo de cada fila à vista
- Relatório de volume e tempo de resposta
- Histórico e auditoria de cada movimentação
O cliente
Quem mandou o e-mail
- Resposta mesmo com alguém de férias
- Aviso automático no período de ausência
- Não precisa reenviar a mensagem
Onde o InboxSys faz diferença
Perguntas sobre o InboxSys
Sim. O InboxSys integra com Gmail, Microsoft 365 e outros provedores.
Sim. As filas são configuráveis por prioridade, setor, cliente ou tema, e as regras automáticas levam cada e-mail para a fila certa.
O ticket reabre sozinho e volta para a fila, com o histórico da conversa.
Sim. A caixa tem uma blacklist de remetentes.
O CallSys faz a parte dele. O nosso time faz a outra metade.
Tecnologia sozinha não muda a operação. A Espectra entra junto, do primeiro dia até a sua equipe estar usando de verdade.
O que o CallSys faz
- Transforma cada e-mail em ticket com fila e responsável
- Roteia por remetente, assunto ou palavra-chave
- Acompanha o SLA respeitando o horário comercial
- Reabre o ticket quando o cliente responde
- Envia resposta automática no período de ausência
O que o time da Espectra faz
- Entende como a sua operação funciona hoje
- Configura o CallSys com você, do jeito da sua empresa
- Treina a equipe e quem faz a gestão
- Acompanha os primeiros resultados junto com você
Todo e-mail com dono e prazo.
Fale com um dos nossos consultores e veja o InboxSys funcionando no jeito que a sua operação trabalha.